Dokumentų valdymo sistema KONTORA , skirta organizacijų vidinių procesų valdymui ir dokumentų valdymo skaitmenizavimui. Ji padeda tvarkingai ir nuosekliai valdyti dokumentus visais etapais – nuo sukūrimo ir derinimo iki pasirašymo bei archyvavimo, užtikrinant efektyvų elektroninių dokumentų valdymą.
Nuo 2013 metų, kai NEVDA įsigijo DVS KONTORA, ši dokumentų valdymo sistema nuosekliai augo ir keitėsi pagal realius organizacijų poreikius. Produktas vystėsi kartu su naudotojais – remiantis praktiniais darbo scenarijais ir realiomis situacijomis, siekiant gerinti dokumentų valdymo procesų optimizavimą ir vidinių procesų automatizavimą.
Šiandien šia sistema naudojasi daugiau nei trys tūkstančiai organizacijų visoje Lietuvoje, keli šimtai tūkstančių aktyvių naudotojų, o sugeneruotų dokumentų ir pasirašytų elektroninių parašų skaičius siekia dešimtis milijonų. Tai rodo, kad tai – brandi, patikima ir funkcionali dokumentų valdymo sistema organizacijoms.
Tačiau ilgainiui net ir pažangiausios dokumentų valdymo sistemos gali pradėti riboti, jei jų dizainas ir struktūra nebeatitinka šiuolaikinės darbo realybės ir procesų skaitmenizavimo poreikių. Todėl šiandien žengiame į naują etapą ir pristatome atnaujintą dokumentų valdymo sistemą – su nauju dizainu ir pavadinimu Deka Office.
Kodėl atėjo laikas pokyčiui?
Deka Office sistema išlaiko visus DVS KONTORA privalumus – patikimumą, galimybes ir lankstumą, tačiau pritaiko juos prie šiandieninės darbo aplinkos ir organizacijų poreikio efektyviai valdyti dokumentus. Ankstesnė versija buvo kuriama etapais per daugelį metų, daugiausia dėmesio skiriant funkcionalumui, o ne nuosekliam naudotojo patirties ir dizaino vystymui. Todėl sistema ne visada atitiko šiuolaikinius dokumentų valdymo sprendimų įmonėms standartus.
Atnaujinimo metu viskas buvo peržiūrėta kaip vientisas procesas – siekiant, kad veiksmai būtų aiškūs, nuoseklūs ir lengvai suprantami, o dokumentų valdymas taptų natūralia darbo dalimi. Šį pokytį formavo ir ilgametė komandos patirtis. Diegimo ekspertė ir analitikė Regina Ivaškienė, su sistema dirbanti nuo 2000 m., yra mačiusi visus jos vystymosi etapus.
„Per tiek metų pradedi matyti, kaip keičiasi ne tik sistema, bet ir pats darbas. Anksčiau svarbiausia buvo funkcijos, vėliau – kaip greitai jas pasieki, o šiandien viskas sukasi apie aiškumą ir patogumą atliekant įprastas užduotis. Pokyčiai niekada neįvyksta per vieną dieną – prie jų reikia priprasti. Bet iš patirties galiu pasakyti, kad ilgainiui jie palengvina darbą. Šis atnaujinimas yra natūralus vystymosi tęsinys“, – įsitikinusi Regina.
Atnaujinimo tikslas – sumažinti trintį procesuose, pagerinti dokumentų valdymo procesų optimizavimą ir sudaryti sąlygas dirbti efektyviau, nekeičiant esmės. Tai ne apie estetiką, o apie darbo kokybę ir efektyvų dokumentų valdymą organizacijose.
Kodėl keičiasi ir pavadinimas?
Atnaujinus dizainą ir naudojimosi patirtį, natūraliai atsirado poreikis atnaujinti ir dokumentų valdymo sistemos pavadinimą. „Žodis „kontora“ mūsų kalboje nėra savas. Ilgus metus prie jo pripratome, bet šiandien norime žengti toliau – ne tik funkcionaliai, bet ir kalbine prasme.
KONTORA per daugelį metų tapo stipriu ir atpažįstamu vardu, tačiau atnaujinus dokumentų valdymo sistemą norėjosi pavadinimo, kuris aiškiau atspindėtų šiuolaikinį požiūrį į dokumentų valdymą. Deka Office kilo iš supratimo, kad dokumentų valdymas nebėra atskira funkcija – tai skaitmeninė darbo erdvė. „Deka“ (gr. deka – dešimt) rodo, kad tai viena iš NEVDA produktų ekosistemos dalių, o „Office“ reiškia erdvę, kurioje susijungia dokumentai, procesai ir žmonių darbas.
Taip šiandien matome modernų dokumentų valdymą – kaip darbą, kur žmogus gali susitelkti į turinį, o ne į pačią sistemą“, – pasakoja Lina Lapienė produkto vadovė. Toks pavadinimas pasirinktas sąmoningai – jis parodo, kad tai ne atskiras sprendimas, o dalis bendros dokumentų valdymo sprendimų įmonėms ekosistemos.
Kuo Deka Office skiriasi nuo DVS KONTORA naudotojo akimis?
Deka Office pasižymi atnaujinta sąsaja, sukurta pagal šiuolaikinius UX ir UI standartus. Sumažintas vizualinis triukšmas, pasirinktos ramesnės spalvos, padidinti kontrastai ir palikta daugiau erdvės tarp elementų. „Tai leidžia greičiau nuskaityti informaciją ir mažina akių nuovargį kasdien ilgą laiką dirbant su sistema. Spalviniai sprendimai peržiūrėti ne tik estetiniu, bet ir funkciniu principu – atsižvelgiant į prieinamumo (accessibility) reikalavimus. Didesnis kontrastas leidžia greičiau identifikuoti veiksmus ir pagerina darbo efektyvumą.
Taip pat peržiūrėta veiksmų logika: svarbiausi mygtukai matomi pirmiausia, o rečiau naudojami veiksmai perkelti į antrą planą. Funkcijos sugrupuotos pagal natūralią veiksmų seką, kad naudotojas galėtų lengvai orientuotis dokumentų valdymo sistemoje. Daugiausia dėmesio skyrėme tam, kad dokumentų valdymas būtų paprastas ir intuityvus, o reikalingi veiksmai – lengvai randami“, – pastebi Greta Diržytė, produkto sistemų analitikė.
Didesnis lankstumas organizacijoms
Atnaujinta Deka Office dokumentų valdymo sistema suteikia daugiau galimybių pritaikyti sistemą prie realių darbo poreikių. Administratoriai gali kurti arba išjungti dokumentų kortelių laukus pagal organizacijos vidinius procesus, o naudotojai gali matyti reikalingą informaciją be papildomų veiksmų. Tai leidžia efektyviau valdyti dokumentus ir geriau pritaikyti dokumentų valdymo sprendimus įmonėms pagal konkrečius poreikius.
Vienas pagrindinių atnaujinimo tikslų – kad pokytis būtų natūralus ir be streso. Deka Office naudoja tą pačią duomenų bazę, išlaiko pagrindinę darbo logiką, todėl naudotojai matys tą pačią informaciją – tik pateiktą aiškiau. „Jei jau dirbate su DVS KONTORA, perėjimas į naują dokumentų valdymo sistemą vyks sklandžiai ir nereikalaus papildomo mokymosi“, – teigia Regina.
Perėjimas į naują versiją
Perėjimas į Deka Office bus paprastas ir užtikrins darbo tęstinumą. Visi dokumentai, registrai ir duomenys išliks nepakitę. Nuo 2026 m. gegužės 4 d. atnaujinta dokumentų valdymo sistema palaipsniui diegiama visoms organizacijoms.
Deka Office kuriama kaip moderni dokumentų valdymo sistema, orientuota į ilgalaikį vystymą ir nuolatinį tobulinimą. Sistema bus toliau vystoma remiantis realia naudotojų patirtimi, siekiant dar labiau pagerinti dokumentų valdymo procesų optimizavimą ir darbo efektyvumą.
Deka Office – tai brandesnė DVS KONTORA versija. Ta pati galia, bet aiškesnis dokumentų valdymas. Tai moderni dokumentų valdymo sistema organizacijoms, padedanti efektyviai valdyti dokumentus, optimizuoti procesus ir kurti skaitmeninę darbo aplinką.
